Het doel van het functioneringsgesprek is om te onderzoeken of en hoe het functioneren van het bestuur verder kan worden verbeterd. Daarmee onderscheidt dit type gesprek zich van een beoordelingsgesprek, waarin het inderdaad om een beoordeling gaat. Een beoordelingsgesprek zou men een afrekening op grond van het verleden kunnen noemen. Bij het personeel geeft de leidinggevende zijn oordeel en deelt mee welke consequenties dat heeft, bijvoorbeeld wel of geen vaste aanstelling, wel of geen promotie etc. Het is een eenrichtingsverkeer. Overigens, dit soort gesprekken vinden tot nu toe niet in besturen plaats.

Vooruitblik
Het functioneringsgesprek is vooral bedoeld om in alle rust gezamenlijk het functioneren onder de loep te nemen. De blik is gericht op de toekomst: wat is er nodig om het functioneren van het bestuur als geheel te verbeteren en wat hebben de bestuursleden zelf nodig.

Het functioneringsgesprek staat niet op zichzelf. Het is een onderdeel van het beleid om het functioneren van het bestuur af te stemmen op wat de organisatie in de nabije toekomst denkt nodig te hebben aan bestuurlijke kracht. Het gaat daarbij om vragen als: Doen we als bestuur de goede dingen? Doet het bestuur de dingen goed? Wat kan er beter? Zijn de bestuurders voldoende toegerust? Of hebben zij er behoefte aan zich op bepaalde terreinen verder te bekwamen?

Het functioneringsgesprek is dus een instrument om eventuele obstakels in het functioneren van het bestuur op het spoor te komen. Het kan hierbij gaan om zaken als vergaderfrequentie, informatievoorziening, wijze van samenwerking, aanpak van strategievorming, kennis op bepaalde terreinen, werving- en selectieprocedure van nieuwe bestuurders etc..

Functioneringsgesprekken in de praktijk
Wanneer functioneringsgesprekken worden ingevoerd, is het belangrijk dat zij met enige regelmaat worden gehouden. Bij voorkeur eens per jaar of, bij een lagere vergaderfrequentie, eens per twee jaar.

Het gesprek wordt georganiseerd door de voorzitter. Hij praat met alle bestuursleden afzonderlijk. De agenda is in grote lijnen vooraf bekend, waarvoor zowel de voorzitter als het bestuurslid agendapunten aandragen. Het gesprek heeft het karakter van een uitwisseling, waarbij de bestuurder de aftrap verricht. Maar ook de voorzitter kaart zaken aan.

De hoofdzaken worden schriftelijk vastgelegd. Wie dat verslag schrijft, is afhankelijk van de afspraken. Of de voorzitter neemt die taak op zich, of de bestuursleden doen dat zelf. Dit verslag wordt door beiden voor akkoord ondertekend en blijft vertrouwelijk.

Het meeste rendement wordt uit de gesprekken gehaald, als de voorzitter de algemene indruk van het totaal van de gesprekken rapporteert in de bestuursvergadering, waarna het bestuur zich buigt over concrete afspraken die het functioneren van het gehele bestuur aangaan.

In ontwikkeling
De voordelen van de invoering van functioneringsgesprekken voor het bestuur zijn groot. Een levende organisatie is in ontwikkeling. Het functioneringsgesprek zet het bestuur aan om ook structureel na te blijven denken over de eisen die de organisatie stelt aan zijn bestuur en de bestuurlijke organisatie.

auteur: Ineke Duit

download dit artikel (64 kb)